Assinatura Digital: Redução de Custos e Sustentabilidade
18 de outubro de 2023Quando falamos em assinatura digital, podemos lembrar de várias vantagens proporcionadas por essa tecnologia, como: agilidade, controle, produtividade, segurança, mobilidade, entre tantas outras. Todavia, um dos benefícios mais visados pelas empresas que utilizam a formalização digital é a redução de custos.
No contexto da formalização manual de documentos, as etapas comumente realizadas incluem: impressão, coleta de assinaturas, reconhecimento em cartórios, envio por motoboys ou correios, recebimento das vias assinadas da outra parte, digitalização e armazenamento. Além disso, se necessário, recuperação dos documentos.
Sob esse ponto de vista, é notório que várias etapas desse processo envolvem custos como cartório, motoboy, correios, entre outros. Embora os valores dos itens desse processo de formalização manual variam de acordo com a localidade, é visível que se trata de uma tarefa custosa. A tramitação manual também pode resultar na perda ou extravio de documentos, comprometendo a reputação da empresa e exigindo gastos extras com serviços jurídicos.
Redução de custos com a Assinatura Digital
Diferentemente do processo manual de formalização de documentos, a assinatura digital permite que tudo seja feito por meio de uma plataforma com workflow, onde os signatários receberão notificações sobre assinaturas pendentes e poderão realizá-las em poucos segundos com a assinatura digital, que utiliza um certificado digital, e, portanto, possui validade jurídica inquestionável, o que dispensa o reconhecimento de firma em cartório. Note, então, que o processo de formalização se desburocratiza e, por conseguinte, se torna menos custoso.
Para ter uma ideia inicial da redução de custos com a formalização digital, imagine uma empresa que assina 100 contratos por mês. Com a assinatura digital, essa empresa pode ter uma redução de custos de R$ 33.014,00 em um ano.
Essa simulação pode ser feita no simulador de redução de custos da QualiSign (empresa especializada em formalização digital como mais de 30 anos no mercado) que possibilita uma ideia inicial de redução de custos, onde, a partir do volume de documentos, o simulador estima a quantidade de vias, reconhecimentos de firma e os demais gastos, permitindo calcular o custo no processo manual e compará-lo ao meio digital.
Experiências exitosas de redução de custos
A QualiSign traz ideias de redução de custos com a experiência de clientes renomados que implementaram os serviços de formalização digital.
Por exemplo, A FTD Educação obteve 60% de redução de custos/ano. A Irani Papel e Embalagem alcançou esse mesmo percentual. Por sua vez, a Ingredion Brasil conquistou uma redução de 85% por ano. Já a Unisinos obteve uma economia de 80%.
Para calcular o retorno de investimento de acordo com a realidade do seu negócio, a QualiSign disponibiliza o ROI, um documento para apoio a este cálculo, descrevendo cada etapa do processo e seus respectivos custos.
Os benefícios da Assinatura Digital como o meio ambiente
Cada 10.000 folhas A4 equivalem a uma árvore derrubada. Nesse sentido, é importante reduzir a impressão de papéis, pois gera benefícios ao meio ambiente.
Assim sendo, quando trocamos a formalização manual pela formalização digital, automaticamente trocamos o armazenamento físico de documentos impressos pelo armazenamento em nuvem de documentos digitais, o controle de ponto manual e seus comprovantes impressos pelo ponto eletrônico, a tramitação de documentos físicos entre os departamentos pela tramitação de documentos eletrônicos, a formalização de contratos, aditivos e documentos societários em papel por documentos eletrônicos com assinatura digital padrão ICP-Brasil.
Então, além da economia de gastos, isso contribui significantemente para o meio ambiente, como visto nos casos da Rumo Logística (economia de 66.000 folhas de papel/ano) e da Ingredion Brasil (economia de 15.000 litros de água).
A QualiSign também disponibiliza um simulador de sustentabilidade que permite estimar quantas árvores deixarão de ser cortadas, quanta energia deixará de ser consumida, quantos litros de água serão economizados e quanto CO² deixará de ser emitido durante um ano de uso da assinatura digital.
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QualiSign